березень 13, 2020

Заняття 3. Підрозділи. Штатний розпис. Накази. Фонди робочого часу. Табель

Заняття 3. Підрозділи. Штатний розпис. Накази. Фонди робочого часу. Табель

1. Довідник підрозділів

Щоб перейти у Довідник підрозділів обираємо модуль «Кадри», розділ «Довідники», пункт меню «Підрозділи».

На закладці «Усі підрозділи» вводимо послідовно всі підрозділи установи за допомогою кнопки «Додати» (F7).

Зверніть увагу: дата «Діє з» повинна бути хоча б на день раніше, ніж дата прийняття першого співробітника в установі, кінцева дата необмежена. При додаванні підрозділу необхідно вказати, якому підрозділу він підпорядкований у полі «Код предка за структурною входимістю» для коректного відображення штатного розпису.

У таблиці «Довідник підрозділів» відображається структуроване дерево підрозділів.

Щоб змінити підпорядкованість підрозділів, необхідно на закладці «Типи ієрархій» кнопкою «Склад ієрархій» перейти до відповідного довідника.

2. Графіки робочого часу

Обираємо модуль «Зарплата», розділ «Налаштування», пункт меню «Графіки роботи».

В довіднику «Графіки режимів роботи» скасовуємо графіки, що не використовуються. Для цього потрібно відкрити елемент та встановити «Скасовано» у відповідному полі.

При необхідності також додаємо власні графіки.

3. Тарифні розряди

Формуємо нові тарифні розряди у модулі «Кадри», пункт меню «Тарифні розряди».

Кнопкою «Розрахунок» вибираємо метод «Формування нових тарифних розрядів».

Тарифні розряди діють з 1 січня поточного року. Вибираємо дату 01.01 наступного року, потім ―тарифні розряди для формування (відзначені всі) та зазначаємо коефіцієнт підвищення.

Старі розряди закриваємо датою кінця року. Нові значення можна коригувати вручну.

4. Штатний розпис

   4.1 Створення ШР

Штатний розпис знаходиться у модулі «Кадри», пункті меню «Штатний розпис».

Нові позиції додаємо згідно штатного розпису установи. При прийнятті на роботу співробітників інформація про категорії, відпустку, заробітну плату тощо, буде братися зі ШР по кожній професії.
Посаду обираємо з довідника «Професії» згідно коду професії. Якщо переліку професій немає, натискаємо кнопку «Розрахунок», «Підібрати з класифікатора». Обираємо всі професії зі списку та натискаємо «Зберегти».

У полі «Докладно» прописуємо повне найменування професії в установі. У полі «Введена» вносимо дату початку дії штатної одиниці.

Зверніть увагу: дата початку дії штатної одиниці повинна бути раніше дати прийому співробітників.
Після введення у журналі штатний розпис буде відображений у вигляді ієрархічного дерева по підрозділах.

   4.2 Зміни до штатного розпису

Кнопкою «Зміна штатного розпису» виконуємо коригування з необхідної дати. Ця кнопка знаходиться в меню, якщо розгорнути повну версію пунктом «Більше», на малюнку вона винесена на панель швидкого доступу.

У відкритий інтерфейс вносимо зміни. Усі дії з позиціями ШР знаходяться у розгортці кнопки «Більше» ⋮.

Позиції можна додавати, закривати, переносити між відділами. Щоб не втратити процес введення, треба зберігати зміни, але зміни будуть вступати в дію після натискання «Застосувати зміни». Після цього додається наказ на зміни та повідомлення про його статус.

   4.3 Оновлення окладів для тарифних розрядів у ШР

Після додавання нових тарифних розрядів необхідно виконати Зміни до штатного розпису. За допомогою кнопки Оновити ГТС/грейд виконується оновлення для всіх позицій.

5. Інформація про співробітників

   5.1 Особові картки

Знаходяться у модулі «Кадри», пункті меню «Особові картки».

Картотека співробітників формується двома способами:

–    додаємо новий елемент та заповнюємо початкові дані, якщо співробітник вже працює в установі;

–    автоматично створюється нова картка співробітника при проведенні документу «Наказ на прийняття» (пояснення у 6 пункті), якщо співробітник влаштовується на роботу в установу в поточному періоді.

Першим способом додаємо елемент за допомогою кнопки «Додати» (F7).

Інформацію про призначення/переміщення, стаж, лікарняні тощо можна перетаскувати на панель швидкого доступу.

   5.2 Призначення і переміщення

Новий запис створюємо кнопкою «Додати». Якщо картка співробітника створювалася без наказу, то заповнюємо необхідні дані. При виборі елементу з довідника штатного розкладу заповнюються попередньо внесені поля.

Відповідний ранг вибираємо з довідника рангів. Якщо у переліку немає потрібного значення, то його додаємо вручну в пункті меню «Ранги державних службовців та посадових осіб».
Якщо бухгалтерська інформація по співробітнику відрізняється від вказаної в штатному розкладі, то її треба змінити на відповідній закладці.

   5.3 Стаж

Інформація вноситься за попередні роки роботи до прийому в установу.

При необхідності заповнюються інші закладки (Освіта, Адреса проживання, Склад родини, Інвалідність, Пільги тощо). Кнопкою «Друк» формується звіти (П-2, 7-ПВ тощо).

6. Накази

Знаходяться у модулі «Кадри», пункті меню «Накази».

Обираємо тип наказу — «Наказ на прийняття», далі за допомогою кнопки  «Додати» створюємо наказ та заповнюємо необхідні поля. При виборі значення Коду штатного розпису (КШР) з довідника Штатного розкладу автоматично заповнюються введені в ньому відповідні поля.

7. Календар

Заповнення календаря виконується в модулі «Зарплата», розділ «Налаштування», пункт меню «Календар».

Необхідний рік встановлюємо кнопкою «Рік» (F9). За допомогою кнопки «Розрахунок» виконується функція «Сформувати календар за поточним об’єктом». Заповнений автоматично календар корегуємо вручну кнопкою «Зміна статусу дня».

8. Фонди робочого часу

Заповнення відбувається у модулі «Зарплата», пункті меню «Фонди робочого часу».

Кнопкою «Період» задаємо поточний період. Формування планових графіків виконуємо кнопкою «Розрахунок».

У вікні необхідно відзначити робочі графіки та натиснути «пташку».

Із довідника обираємо коди днів та натискаємо кнопку «Зберегти».

Таким чином будуть сформовані вибрані за період графіки.

9. Накази на відпустки та внесення лікарняних листів у кадровому обліку

Заповнення відбувається у модулі «Кадри», пунктах меню «Відпустки» та «Лікарняні» відповідно.

Накази на відпустки вносяться за допомогою кнопки «Додати». В полі «Таб. номер» вибираємо співробітника з довідника. Вибираємо вид та дату відпустки, номер та дату наказу. Дата обліку відповідає даті того періоду, в якому буде нарахована відпустка.

У полі «Продовжено до» автоматично проставляється дата закінчення відпустки. Якщо відпустка продовжується, у полі «Продовжити документ» вибираємо той, раніше введений документ, що має бути продовжений. Позначка «Період використання відпустки» встановлюється, якщо не ведемо графік відпусток та вручну ставимо період, за який відпустка нарахована.
Лікарняні вносяться у відповідному пункті меню аналогічно відпускним.

10. Табель робочого часу

Формування відбувається у модулі «Зарплата», пункті меню «Табель».

Кнопкою «Розрахунок» спочатку формуємо табель.

Після цього виконується «Перенос відпусток в табеля», «Перенос лікарняних в табеля» та «Перенос документів по середньому в табелі». При необхідності дані корегуються вручну.

Після перенесення всієї інформації табель матиме наступний вигляд.